Er du god til at skabe overblik og struktur i en travl hverdag?
Motiveres du af alsidige opgaver og mange samarbejdsflader?
Vi har brug for dig, der er en dygtig og erfaren administrativ medarbejder, som motiveres af at løse mange forskelligartede opgaver, herunder økonomiopgaver og forskellige administrative støttefunktioner til områdets mange ledere i henholdsvis Botilbud og Handicap, Socialpsykiatri og Visitation.
Hvem er vi
Du bliver del af et administrativt team, som arbejder med forskellige opgaver inden for administration, økonomi, IT og understøttelse af ledere og medarbejdere i mange forskelligartede opgaver.
Vi holder til på forskellige matrikler i Fredericia Kommune. Du vil dog få fast kontor på Jupitervej, hvor Nova/Vega – Botilbud for unge har adresse. Herudover vil du have arbejdsopgaver på andre matrikler, som du sammen med den enkelte leder er med til at planlægge i en fast rutine. De fleste af dine daglige arbejdsopgaver vil dog være centreret omkring Nova/Vega.
Vi har en uformel og kollegial atmosfære, og vi lægger stor vægt på, at vi skal trives – også når det går stærkt.
Udover dig, har vi i Social og Handicap yderligere tre dygtige administrative medarbejdere og pr. 1. september 2024 en kontorelev. Vi løfter opgaverne på tværs, og du vil blive mødt af erfarne administrative kollegaer, der kan hjælpe dig med sparring på de daglige administrative opgaver.
På sigt vil der evt. være mulighed for hjemmearbejdsdage, når det giver mening i forhold til opgaveløsningen.
Primære opgaver, som vi har brug for din hjælp til
- OPUS bilagsbehandling, herunder bogføring af regninger for Stoppestedet/Din indgang, Nova/Vega og Bostøtten.
- OPUS fakturaadministration (Fx opkrævning af ledsagelse til sygehusbehandling).
- Indkøb via Tellis indkøbsportal.
- Kostkasse på Nova/Vega og husleje Nova/Vega – manuelle fakturaer til opkrævning af husleje, samt opfølgning på dette.
- Kontroloptælling og månedlig aflevering af Stoppestedets caféindtægter til Borgerservice.
- Afstemning af diverse konti og refusion af udlæg.
- Administration af kursusportalen for førstehjælps – og brandbekæmpelseskurser.
- Oprettelse og vedligeholdelse af maillister i Outlook.
- Udarbejdelse af introduktionsmaterialer, pjecer m.m.
- Referat og mødeindkaldelse til LMU-møder.
- SAM:BO telefon (Socialpsykiatriens hovednummer passes dagligt kl. 08:00-16:00).
- Ad hoc administrative- og økonomiopgaver.
Hvem er du
Du har en relevant faglig uddannelse f.eks. som HK-assistent eller administrationsbachelor og gerne erfaring i at løse lignende opgaver fra andre kommunale organisationer.
Du vil have en bred kontaktflade, så det er vigtigt, at du er imødekommende og venlig og trives med at snakke med mange mennesker - både medarbejdere, borgere og eksterne samarbejdspartnere.
Erfaring med diverse økonomiopgaver er nødvendigt, og det vil være dejligt, hvis du er god til Excel. Du skal være en rutineret bruger af IT-værktøjer og være i stand til at arbejde systematisk og selvstændigt. Desuden skal du finde glæde ved at dele ud af din viden, hjælpe andre på vej og håndtere mange afbrydelser.
Vil du vide mere
Du velkommen til at ringe til Lone Lundsgaard Rasmussen, konstitueret leder af administrative medarbejdere, 2252 6249 eller leder af Din Indgang, Stoppestedet og SKP, Lars Engelbrecht Schau, 4124 8289.
Send gerne en SMS, og du bliver kontaktet hurtigst muligt.
Løn- og ansættelsesforhold
I henhold til gældende overenskomst mellem KL og den forhandlingsberettigede organisation.
Ved ansættelse i Fredericia Kommune vil der blive indhentet referencer og evt. bedt om en straffeattest.
Fredericia Kommune er en tobaksfri arbejdsplads.
Stillingen er på 37 timer ugentligt.
Tiltrædelse 1. juli 2024.
Ansættelsessamtaler
Vi forventer at afholde samtaler 27. maj 2024.
Ansøgningsfrist
19. maj 2024.
Send ansøgning online – benyt browseren Chrome
Fredericia Kommune benytter et elektronisk rekrutteringssystem, hvor du sender din ansøgning, CV, eksamensbevis og andre relevante erfaringsbilag online. Læs mere om onlineansøgning på www.fredericia.dk
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Fredericia Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: fuldtid
-Arbejdsgiver:
Fredericia Kommune, Gothersgade 20, 7000 Fredericia
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 19-05-2024;
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/6040425